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CONDICIONES GENERALES

Estas Condiciones Generales son vinculantes para todos los patrocinadores/expositores que constituyen el acuerdo comercial entre el organizador y la firma comercial.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN

Tendrán la condición de patrocinador todas aquellas solicitudes debidamente cumplimentadas y que hayan sido aprobadas por el Comité Organizador. 

Los solicitantes serán informados por carta y/o correo electrónico de la aceptación o rechazo de su solicitud. 

Para los patrocinadores que hayan elegido la opción de expositor en el deambulatorio del Aula Magna de la ETSA, su inscripción dependerá del número de solicitudes y del área disponible. 

En caso de aceptación, los patrocinadores están sujetos a los términos y condiciones del acuerdo contractual.

OBLIGACIONES Y DERECHOS DEL PATROCINADOR/EXPOSITOR

La aprobación de la solicitud y su inscripción implica la aceptación de las normas establecidas por el Comité Organizador. 

Cualquier incumplimiento de las mismas puede conllevar la revocación inmediata del derecho a participar en el Congreso sin compensación o devolución de cantidades ya pagadas o al pago de daños/indemnizaciones al patrocinador/expositor. 

El Comité Organizador asignará un espacio dentro del deambulatorio del Aula Magna que tendrá la misma superficie y el mismo mobiliario para todos los patrocinadores/expositores, estando obligados a mantener sus instalaciones durante el periodo del congreso y hasta las horas fijadas para su cierre.  No se permite la ocupación de más espacio del asignado por el Comité Organizador.

No se admitirán que en los espacios asignados se publiciten otras marcas comerciales que no estén registradas como patrocinadores/expositores.  Está prohibido subarrendar o transferir los espacios asignados.

La distribución de los espacios asignados a los patrocinadores/expositores será responsabilidad del Comité Organizador y se reserva el derecho de modificar el posicionamiento previamente asignado, de los distintos stands por razones de organización, sin que haya obligación de indemnización alguna. 

SEGUROS

El Comité Organizador contratará un seguro de responsabilidad civil frente a terceros. 

El Comité Organizador no asegura los materiales y equipos expuestos por el patrocinador/expositor y no será responsable por tanto de los posibles daños/robos que se pudieran producir en el transcurso del congreso. 

El patrocinador no podrá excederse del espacio asignado para la exposición de sus productos. No podrán bloquear los pasillos por los que circulen los congresistas. No instalará ningún elemento sobre el espacio asignado, para el que fuera necesario realizar algún tipo de taladro, perforación que afecte al inmueble protegido en el que se encuentra.

Los patrocinadores/expositores se ajustarán al cronograma establecido por el Comité Organizador para el montaje y desmontaje de sus stands. 

CALENDARIO DE PAGOS

El Comité organizador es consciente de la actual situación de incertidumbre ocasionada por la pandemia de COVID-19, por lo que establece un calendario de compromiso de pagos diferente al de un congreso al uso y adaptado a las actuales circunstancias.

Una vez que se haya aceptado la solicitud del patrocinador en cualquiera de sus categorías, ésta se convertirá en un compromiso de patrocinio por lo que se efectuará un primer pago de 250€ previa presentación de la correspondiente factura por parte de la AEP. A partir de ese momento la AEP y/o el Comité Organizador divulgará en cualquier documentación relativa al congreso, ya sea a través de redes sociales, dossiers, notas de prensa, etc. el nombre de la empresa que ha suscrito el acuerdo de patrocinio. La empresa así mismo, podrá publicitar en sus plataformas que es patrocinadora del I Congreso Internacional de Paisajistas AEP. Esta cantidad no será reembolsable en caso de cancelación del congreso por razones de causa mayor.

Antes del día 31 de julio, todos los patrocinadores deberán de haber realizado el pago del importe pendiente, de acuerdo a la categoría elegida. Estas cantidades estarán sujetas a las condiciones expuestas en el apartado de cancelación del congreso. 

Si el patrocinador no realiza el pago en el calendario propuesto, el Comité Organizador rescindirá el acuerdo firmado, no teniendo derecho a participar en el congreso, ni a reclamar ningún tipo de compensación y/o indemnización. 

El acceso a la sala de expositores y al Aula Magna sede de las conferencias, se autorizará con la correspondiente acreditación que se proporcionará por parte del Comité Organizador al comienzo del montaje de la exposición. 

CANCELACIÓN DEL CONGRESO

· Dada la evolución de la actual pandemia de COVID-19, todo hace prever que en las fechas previstas para la celebración del congreso, la situación sanitaria se habrá normalizado como para tener la seguridad de su celebración.

· No obstante, si por cualquier causa de fuerza mayor fuera necesario aplazar o anular el congreso, la organización no se hace responsable de los gastos incurridos por las empresas expositoras, tales como transporte, desplazamientos, alojamiento, costes salariales u otro importe de cualquier índole

· Sólo se reembolsarán los importes fijados para cada una de las categorías de patrocinio y abonados a la Asociación Española de Paisajistas AEP, con una franquicia de 250€ que se habrán sido destinados a los gastos de organización y publicidad previos al congreso.

 


GENERAL CONDITIONS

These General Conditions are binding for all sponsors / exhibitors that constitute the commercial agreement between the organizer and the company.

PARTICIPATION REQUEST FORM

- All those applications duly completed and approved by the Organizing Committee will have the status of sponsor.

- Applicants will be informed by letter and / or email of the acceptance or rejection of their application.

- For sponsors who have chosen the option of exhibiting in the venue, their registration will depend on the number of applications and the available area.

In case of acceptance, the sponsors are bound by the terms and conditions of the contractual agreement.

OBLIGATIONS AND RIGHTS OF THE SPONSOR / EXHIBITOR

- The approval of the application and its registration implies the acceptance of the rules established by the Organizing Committee.

- Any breach of them may lead to the immediate revocation of the right to participate in the Congress without compensation or refund of amounts already paid, or the payment of damages / compensation to the sponsor / exhibitor.

- The Organizing Committee will assign a space within the Aula Magna ambulatory at the venue of the Congress, that will have the same area and the same furniture for all sponsors / exhibitors, being obliged to maintain their facilities during the congress period and until its closure. The occupation of more space than assigned by the Organizing Committee is not allowed.

- Other commercial brands that are not registered as sponsors / exhibitors will not be allowed to be advertised in the assigned spaces. Subletting or transferring assigned spaces is prohibited.

- The distribution of the spaces assigned to the sponsors / exhibitors will be the responsibility of the Organizing Committee and reserves the right to modify the previously assigned positioning of the different stands for organizational reasons, without any obligation of compensation.

INSURANCE

- The Organizing Committee will contract civil liability insurance against third parties.

- The Organizing Committee does not ensure the materials and equipment exhibited by the sponsor / exhibitor and will therefore not be responsible for any possible damage/theft that may occur during the congress.

-The sponsor may not exceed the space allocated for the exhibition of its products. They will not be able to block the corridors through which the congressmen circulate. It will not install any element on the assigned space, for which it is necessary to carry out some type of drilling, drilling that affects the protected property in which it is located.

-The sponsors / exhibitors will adhere to the schedule established by the Organizing Committee for the assembly and disassembly of their stands.

PAYMENT CALENDAR

- The Organizing Committee is aware of the current situation of uncertainty caused by the COVID-19 pandemic, so it establishes a payment commitment adapted to current circumstances.

- Once the sponsor's request has been accepted, it will become a sponsorship commitment, for which a first payment of € 250 will be made upon presentation of the corresponding invoice by the AEP. From that moment on, the AEP and / or the Organizing Committee will disclose in any documentation related to the congress, either through social networks, dossiers, press releases, etc. the name of the company that has signed the sponsorship agreement. Likewise, the company may advertise on its platforms that it is a sponsor of the I International Congress of Landscape Architects by AEP Spanish Association of Landscape Architects. This amount will not be refundable in case of cancellation of the congress for reasons of major cause.

- Before July 31, all sponsors must have made the payment of the pending amount, according to the chosen category. These amounts will be subject to the conditions set forth in the congress cancellation section.

- If the sponsor does not make the payment in the proposed calendar, the Organizing Committee will rescind the signed agreement, not having the right to participate in the congress, nor to claim any type of compensation and / or indemnification.

CANCELLATION

Given the evolution of the current COVID-19 pandemic, everything suggests that on the dates scheduled for the congress, the health situation will have normalized to ensure the security of its celebration.

However, if for any cause of force majeure, it is necessary to postpone or cancel the congress, the organization is not responsible for the expenses incurred by the exhibiting companies, such as transport, travel, accommodation, salary costs or any other amount of any kind.

Only the amounts set for each of the sponsorship categories and paid to the Spanish Association of Landscape Architects will be reimbursed, with a € 250 franchise that will have been allocated to the organization and advertising expenses prior to the congress.

Access to the exhibitors room and the Aula Magna venue of the conferences will be authorized with the corresponding accreditation provided by the Organizing Committee at the beginning of the assembly of the exhibition.